Un collaborateur quitte définitivement votre entreprise ou vous avez détecté un profil créé en double ? Pour des raisons de conformité comptable et de suivi réglementaire de vos dotations, un profil bénéficiaire ne peut pas être supprimé définitivement de notre base de données. En revanche, vous pouvez neutraliser son compte très simplement en changeant son statut.
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La méthode : Modifier le statut d'un profil
Pour mettre à jour la situation d'un salarié ou d'un client, connectez-vous à votre Interface de gestion et suivez ces étapes :
Rendez-vous dans l'onglet "Bénéficiaires".
Recherchez le nom de la personne concernée dans la barre de recherche.
Cliquez sur l'icône de modification (le stylo) située en bout de ligne.
Ajustez le statut selon la situation (voir les options ci-dessous) et validez.
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Choisissez le statut adapté à votre besoin
Deux options s'offrent à vous pour masquer ou restreindre un accès :
Le statut "Inactif" (Recommandé pour un départ ou un doublon) : C'est la solution pour un départ définitif des effectifs ou pour geler un compte créé par erreur. Le bénéficiaire est totalement bloqué : il ne peut plus se connecter et ne recevra plus aucune cagnotte ni e-mail. Le plus sécurité : Vous conservez l'intégralité de son historique sur votre plateforme pour vos audits.
Le statut "Bloqué" (Temporaire) : À utiliser en cas de doute ou de litige interne. L'utilisateur ne peut plus se connecter temporairement à son espace. En revanche, le compte reste actif en arrière-plan : il continue de recevoir les cagnottes cadeaux programmées et les e-mails transactionnels.
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💡Le Conseil illicado
Le statut 'Inactif' est le meilleur outil pour garder une base RH propre sans prendre le moindre risque juridique. En comptabilité, effacer définitivement une ligne de dotation passée est interdit. Grâce à ce système, le collaborateur parti ne peut plus utiliser la plateforme, mais vous gardez la preuve de ce qui lui a été versé lorsqu'il était dans vos équipes. C’est la garantie d’un pilotage 100 % conforme et sans stress !
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