Un collaborateur quitte votre entreprise ou vous n'avez plus de relations commerciales avec un client ? Pour garder une interface claire et sécurisée, vous pouvez retirer ce profil de votre liste active en l'archivant en quelques clics.
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Les étapes pour archiver un profil
Pour modifier le statut d'un collaborateur ou d'un client, connectez-vous à votre Interface de gestion et suivez ces étapes :
Rendez-vous dans l'onglet "Bénéficiaires".
Saisissez le nom de la personne concernée dans la barre de recherche.
Cliquez sur l'icône de la corbeille située à droite de sa fiche.
Un message de confirmation apparaît : validez pour finaliser l'action.
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Ce qu'il faut savoir sur l'archivage
Pour des raisons de conformité comptable et de suivi des dotations, un profil bénéficiaire ne peut pas être supprimé définitivement de la plateforme.
L'effet immédiat de l'archivage :
Ses accès à l'interface sont instantanément bloqués.
Le bénéficiaire ne peut plus se connecter à son espace.
L'historique de ses cagnottes passées reste sécurisé et consultable par vos soins en cas de besoin.
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💡Le Conseil illicado
L'archivage est une double sécurité pour votre gestion. D'un côté, vous vous assurez qu'aucun crédit futur ne sera versé par erreur à un collaborateur parti. De l'autre, vous conservez la preuve comptable de ce qui lui a été distribué lorsqu'il était dans vos effectifs. C'est la solution idéale pour piloter vos campagnes de cadeaux l'esprit serein !
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